Microsoft Excel програм дахь файлын хэмжээг багасгах

Excel-д ажиллаж байхдаа зарим хүснэгтүүд нь хэмжээ нь гайхалтай харагдаж байна. Энэ нь баримт бичгийн хэмжээ нэмэгдэх, заримдаа бүр хэдэн арван мегабайт ба түүнээс дээш хэмжээнд хүрэх явдал юм. Excel-ийн ажлын дэвтэрийн жинг нэмэгдүүлэх нь зөвхөн хатуу диск дээр байрлах орон зайг ихэсгэхэд хүргэдэг төдийгүй үүний дотор үйл ажиллагаа, үйл явцын хурдыг удаашруулахад хүргэдэг. Энгийнээр хэлэхэд ийм баримт бичигтэй ажиллахад Excel удааширч эхэлдэг. Тиймээс ийм номын хэмжээг оновчтой болгох, багасгах асуудал чухал болж байна. Excel дээр файлын хэмжээг хэрхэн бууруулахыг үзье.

Номын хэмжээг бууруулах журам

Та хэтрүүлсэн файлыг нэг дор хэд хэдэн чиглэлд оновчтой болгох хэрэгтэй. Олон хэрэглэгчид мэдэхгүй, гэхдээ ихэнхдээ Excel-ийн ажлын дэвтэрт олон тооны шаардлагагүй мэдээллийг агуулдаг. Файл нь жижиг хэмжээтэй байхад хэн ч үүнийг анхаарч үздэггүй, гэхдээ баримт нь томорсон бол та бүх боломжит параметрүүдийн дагуу оновчтой болгох хэрэгтэй.

Арга 1: үйл ажиллагааны хүрээг багасгах

Ажлын хүрээ нь Excel-ийн үйлдлүүдийг санаж буй хэсэг юм. Баримт бичгийг дахин тоолоход програм нь ажлын талбар дахь бүх нүдийг дахин тоолно. Гэхдээ энэ нь хэрэглэгч үнэхээр ажилладаг хүрээтэй таардаггүй. Жишээлбэл, хүснэгтээс хол зайд санамсаргүйгээр байрлуулсан орон зай нь энэ зай байгаа элементэд ажлын хүрээний хэмжээг өргөжүүлнэ. Энэ нь Excel нь тус бүр хоосон нүднүүдийг тоолох бүрт гарч ирдэг. Тодорхой хүснэгтийн жишээ ашиглан энэ асуудлыг хэрхэн засахаа үзье.

1. Эхлээд процедурын дараа юу болохыг харьцуулахын тулд оновчтой болгохын өмнө түүний жинг хараарай. Үүнийг tab руу шилжүүлэх замаар хийж болно ФайлБайна. Хэсэг рүү очно уу "Дэлгэрэнгүй"Байна. Нээх цонхны баруун хэсэгт номын үндсэн шинж чанаруудыг заана. Шинж чанаруудын эхний зүйл бол баримт бичгийн хэмжээ юм. Таны харж байгаагаар манай тохиолдолд энэ нь 56.5 килобайт юм.



2. Юуны өмнө та хуудасны бодит ажлын талбар нь хэрэглэгчээс шаардагдах хэмжээнээс хэр их ялгаатай болохыг олж мэдэх хэрэгтэй. Энэ бол маш энгийн. Бид хүснэгтийн аль ч нүдэнд ороод түлхүүрийн хослолыг бичнэ Ctrl + ТөгсгөлБайна. Excel тэр даруй програм нь ажлын талбайн эцсийн элемент гэж үздэг сүүлчийн нүд рүү шилждэг. Таны харж байгаагаар бидний тодорхой тохиолдолд энэ нь 913383 мөр юм. Хүснэгт нь үнэндээ зөвхөн эхний зургаан мөрийг эзэлдэг тул 913377 мөр нь үнэн хэрэгтээ ашиггүй ачаалал бөгөөд энэ нь зөвхөн файлын хэмжээг нэмэгдүүлдэг төдийгүй, учир нь гэдгийг харуулж чадна. Аливаа үйлдлийг гүйцэтгэх үед програмыг бүхэлд нь тогтмол тооцоолох нь баримт дээрх ажлыг удаашруулдаг.

   

   Мэдээжийн хэрэг, бодит байдал дээр ажлын бодит хэмжээ ба Excel-ийн хувьд ийм том ялгаа маш ховор байдаг тул бид тодорхой болгохын тулд маш олон мөрийг авсан. Гэсэн хэдий ч заримдаа ажлын хэсэг нь хуудасны бүхэл бүтэн хэсэг байх тохиолдол байдаг.

3. Энэ асуудлыг шийдэхийн тулд та хуудасны эхний хоосон цэгээс хуудасны төгсгөл хүртэл бүх мөрийг устгах хэрэгтэй. Үүнийг хийхийн тулд хүснэгтийн дор байрлах эхний нүдийг сонгоод түлхүүрийн хослолыг бичнэ үү Ctrl + Shift + Доош чиглэсэн сум.



4. Таны харж байгаагаар, эхний баганын бүх элементүүдийг сонгосон нүднээс хүснэгтийн төгсгөл хүртэл сонгосон. Дараа нь агуулгыг хулганы баруун товчийг дар. Нээх контекст цэснээс сонгоно уу Устгах.

   

   Олон хэрэглэгчид товчлуур дээр дарж устгахыг хичээдэг. Устгах гэвч гар дээр биш, гэхдээ зөв биш. Энэ үйлдэл нь эсийн агуулгыг цэвэрлэх боловч өөрсдийгөө устгахгүй. Тиймээс, бидний хувьд энэ нь тус болохгүй.

5. Бид зүйлийг сонгосны дараа "Устгах ..." контекст цэсэнд нүдийг устгах жижиг цонх нээгдэнэ. Бид шилжүүлэгчийг дотор нь байрлуулна "Шугам" ба товчийг дарна уу "ОК".



6. Сонгосон мужийн бүх мөрүүд устсан. Цонхны зүүн дээд буланд байрлах дискэт дүрс дээр дарж номоо дахин хадгалахаа мартуузай.



7. Энэ нь бидэнд хэрхэн тусалсныг одоо харцгаая. Хүснэгтийн аль ч нүдийг сонгоод товчлол бичнэ үү Ctrl + ТөгсгөлБайна. Таны харж байгаагаар, Excel нь хүснэгтийн хамгийн сүүлийн нүдийг сонгосон бөгөөд энэ нь одоо хүснэгтийн ажлын талбайн хамгийн сүүлийн элемент болсон гэсэн үг юм.



8. Одоо хэсэг рүү шилжинэ "Дэлгэрэнгүй" табууд Файлманай баримт бичгийн жин хэдээр буурсныг олж мэдэх. Таны харж байгаагаар одоо 32.5 KB байна. Оновчлолын процедурын өмнө түүний хэмжээ 56.5 Kb байсан. Тиймээс 1.7 дахин буурсан байна. Гэхдээ энэ тохиолдолд гол ололт нь файлын жинг бууруулаад зогсохгүй, програм нь одоо ашиглагдаагүй хүрээг дахин тооцоолохоос чөлөөлөгдсөн бөгөөд энэ нь баримт боловсруулах явцыг ихээхэн нэмэгдүүлэх болно.

Хэрэв энэ ном нь хэд хэдэн хуудастай бол та тус бүртэй ижил төстэй журмыг хийх хэрэгтэй. Энэ нь цаашид баримт бичгийн хэмжээг багасгах болно.

Арга 2: Хэлбэршүүлэлтийг арилгах

Excel баримтыг улам хүндрүүлдэг бас нэг чухал хүчин зүйл бол хэт форматлах явдал юм. Үүнд янз бүрийн фонт, хүрээ, дугаар форматыг ашиглахыг багтааж болох боловч юуны өмнө өөр өөр өнгө бүхий нүдийг дүүргэхэд хамаатай. Тиймээс файлыг нэмж форматлахын өмнө энэ нь үнэ цэнэтэй эсэх эсвэл энэ журамгүйгээр хялбархан хийх боломжтой эсэхээ дахин бодох хэрэгтэй.

Энэ нь их хэмжээний мэдээлэл агуулсан, ихээхэн хэмжээний мэдээлэл агуулсан номуудад ялангуяа үнэн байдаг. Номонд формат оруулах нь түүний жинг хэд дахин нэмэгдүүлдэг. Тиймээс, та баримт бичиг дэх мэдээллийн танилцуулга, файлын хэмжээ хоёрын дунд байх ёстой. Зөвхөн формат шаардлагатай үед л форматлах хэрэгтэй.

Жингийн форматтай холбоотой бас нэг хүчин зүйл бол зарим хэрэглэгчид нүдийг хэт дүүргэхийг илүүд үздэг. Өөрөөр хэлбэл, хүснэгтийг өөрөө төдийгүй түүний доор байгаа хүрээ, заримдаа хүснэгтийн төгсгөлд форматлана. Хүснэгтэд шинэ мөр нэмэх үед тэдгээрийг дахин форматлах шаардлагагүй болно гэсэн хүлээлттэй байна.

Гэхдээ шинэ мөр хэзээ гарах, яг хэдэн ширхэг нэмэх нь одоогоор тодорхойгүй байгаа бөгөөд ийм урьдчилсан хэлбэржүүлэлт хийснээр та яг одоо файлыг илүү хүнд болгох болно, энэ нь мөн энэ баримттай ажиллах хурднд сөргөөр нөлөөлнө. Тиймээс, хэрэв та хүснэгтэд ороогүй хоосон нүднүүдэд форматыг хэрэглэвэл түүнийг арилгах хэрэгтэй.

1. Юуны өмнө та өгөгдлийн хамт мужийн доор байрлах бүх нүдийг сонгох хэрэгтэй. Үүнийг хийхийн тулд босоо координатын самбар дээрх эхний хоосон мөрний тоон дээр дарна уу. Мөрийг бүхэлд нь тодруулсан. Үүний дараа бид аль хэдийн танил болсон халуун түлхүүрийн хослолыг ашигладаг Ctrl + Shift + Доош чиглэсэн сум.



2. Үүний дараа хүснэгтээр өгөгдөл дүүргэсэн хэсгийн доорхи мөрүүдийг бүхэлд нь тодруулна. Таб дээр байх "Нүүр хуудас" дүрс дээр дарна уу "Цэвэрлэх"хэрэгслийн хайрцагт байрлах тууз дээр байрладаг "Засаж байна"Байна. Жижиг цэс нээгдэнэ. Түүний дотор байр сууриа сонго "Тодорхой формат".



3. Энэ үйлдлийг хийсний дараа сонгосон хүрээний бүх нүдэнд форматыг устгах болно.



4. Үүнтэй адилаар та хүснэгтэд шаардлагагүй форматыг арилгах боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд бие даасан нүд эсвэл форматыг хамгийн бага ашиг тустай мужийг сонгоод товчийг дарна уу "Цэвэрлэх" тууз, жагсаалтаас сонгоно уу "Тодорхой формат".



5. Таны харж байгаагаар хүснэгтийн сонгосон хэсэгт форматыг бүрэн хассан болно.



6. Үүний дараа бид зохих гэж үзсэн форматын зарим элементүүд рүү буцаж ордог: хил, тоон формат гэх мэт.

Дээрх алхамууд нь Excel-ийн ажлын дэвтэрийн хэмжээг мэдэгдэхүйц багасгаж, доторх ажлыг хурдасгахад тусална. Гэхдээ баримт бичгийг оновчтой болгоход цаг хугацаа зарцуулахаас илүү тохиромжтой бөгөөд шаардлагатай үед нь форматыг эхлээд ашиглах нь дээр.

Хичээл: Excel дэх хүснэгтүүдийг форматлах

Арга 3: холбоосыг устгах

Зарим бичиг баримтууд нь утгуудыг татаж авдаг газраас маш олон тооны холбоосууд байдаг. Энэ нь тэдгээрийн ажлын хурдыг ноцтой бууруулж болзошгүй юм. Бусад номуудтай гадаад холбоосууд нь энэ шоунд онцгой нөлөө үзүүлдэг боловч дотоод холбоосууд нь гүйцэтгэлд сөргөөр нөлөөлдөг. Хэрэв холбоосыг авдаг эх сурвалж нь байнга шинэчлэгддэггүй бол өөрөөр хэлбэл нүдэн дэх линк хаягийг ердийн утга болгон орлуулах нь зүйтэй юм. Энэ нь баримттай ажиллах хурдыг нэмэгдүүлж чадна. Элементийг сонгосны дараа линк эсвэл утга нь томъёоны талбарт байгаа тодорхой нүдэнд байгаа эсэхийг харах боломжтой.

1. Холбоосууд байгаа хэсгийг сонгоно уу. Таб дээр байх "Нүүр хуудас"товчин дээр дарна уу Хуулбарлах энэ нь тохиргооны бүлэгт байрладаг тууз дээр байрладаг Санах самбар.

   

   Эсвэл хүрээг тодруулсны дараа та халуун түлхүүрийн хослолыг ашиглаж болно Ctrl + C програмууд.

2. Өгөгдлийг хуулж авсны дараа бид тухайн хэсгээс сонголтыг хасдаггүй, харин хулганы баруун товчийг дар. Контекст цэс нээгдсэн. Блок дотор байгаа Сонголтуудыг оруулах дүрс дээр дарах хэрэгтэй "Утга"Байна. Энэ нь үзүүлсэн тоонууд бүхий дүрс хэлбэртэй байна.



3. Үүний дараа сонгосон хэсэгт байгаа бүх холбоосыг статистикийн утгуудаар солино.

Гэхдээ энэ Excel ажлын номыг оновчлох сонголт нь үргэлж тийм ч тохиромжтой байдаггүй гэдгийг санаарай. Үүнийг зөвхөн эх сурвалжаас авсан өгөгдөл динамик биш тохиолдолд ашиглах боломжтой бөгөөд өөрөөр хэлбэл цаг хугацааны хувьд өөрчлөгдөхгүй.

Арга 4: форматын өөрчлөлт

Файлын хэмжээг мэдэгдэхүйц багасгах өөр нэг арга бол түүний форматыг өөрчлөх явдал юм. Энэ арга нь хэнийг ч хамаагүй номыг шахахад илүү их тустай байж болох ч дээрх сонголтыг бас хослуулан ашиглах хэрэгтэй.

Excel дээр xls, xlsx, xlsm, xlsb гэсэн хэд хэдэн "уугуул" файлын формат байдаг. Xls формат нь Excel 2003 ба түүнээс өмнөх хувилбаруудын програмын үндсэн өргөтгөл байсан. Энэ нь аль хэдийн хоцрогдсон боловч олон хэрэглэгчид үүнийг үргэлжлүүлэн хэрэгжүүлсээр байна. Нэмж хэлэхэд, олон жилийн өмнө орчин үеийн формат байхгүй байсан хуучин файлуудтайгаа буцаж очих хэрэгтэй болно. Excel баримтын сүүлчийн хувилбарыг хэрхэн яаж боловсруулахаа мэдэхгүй олон олон талын програмууд энэхүү өргөтгөлтэй номуудтай ажилладаг болохыг дурдах нь зүйтэй болов уу.

Xls өргөтгөлтэй ном орчин үеийн xlsx форматын орчин үеийн аналогиас хамаагүй илүү байгаа бөгөөд үүнийг одоо Excel ашиглаж байгаа үндсэн хувилбар юм. Юуны өмнө, энэ нь xlsx файлууд, үнэндээ шахсан архивтай холбоотой юм. Тиймээс, хэрэв та xls өргөтгөлийг ашигладаг боловч номын жинг хасахыг хүсч байвал үүнийг xlsx форматаар дахин хадгалах замаар хийж болно.

1. Баримтыг xls форматаас xlsx формат руу хөрвүүлэхийн тулд таб руу очно уу Файл.



2. Нээгдсэн цонхонд тэр даруйд нь анхаарлаа хандуулаарай "Дэлгэрэнгүй", энэ баримт бичиг нь одоогоор 40 Kbytes жинтэй болохыг харуулж байна. Дараа нь нэр дээр дарна уу "Хадгалах ...".



3. Хадгалах цонх нээгдэнэ. Хэрэв та хүсвэл та шинэ директор руу шилжиж болох боловч ихэнх хэрэглэгчид шинэ баримтыг эх үүсвэртэй ижил газар хадгалах нь илүү тохиромжтой юм. Шаардлагатай бол номын нэрийг "Файлын нэр" талбарт өөрчилж болно, гэхдээ шаардлагагүй. Энэ процедурын хамгийн чухал нь талбайд тавих явдал юм Файлын төрөл үнэ цэнэ "Excel ажлын дэвтэр (.xlsx)"Байна. Үүний дараа та товчлуурыг дарж болно "ОК" цонхны доод талд.



4. Хадгаламж дууссаны дараа хэсэг рүү орцгооё "Дэлгэрэнгүй" табууд Файлжин нь хэрхэн буурч байгааг харах. Таны харж байгаагаар хөрвүүлэх процедурын өмнө 40 KB байсан бол одоо 13.5 KB байна. Өөрөөр хэлбэл үүнийг орчин үеийн форматаар хадгалснаар номыг бараг гурван удаа шахах боломжтой болсон.

Үүнээс гадна Excel дээр орчин үеийн xlsb формат эсвэл хоёртын ном байдаг. Үүн дээр баримт нь хоёртын кодчилолд хадгалагддаг. Эдгээр файлууд нь xlsx форматтай номноос хамаагүй бага жинтэй байдаг. Нэмж хэлэхэд тэдний бичсэн хэл нь Excel програмтай хамгийн ойр байдаг. Тиймээс бусад номуудтай харьцуулахад ийм номуудтай илүү хурдан ажилладаг. Үүний зэрэгцээ функциональ ба янз бүрийн хэрэгслийг (форматлах, функц, график гэх мэт) ашиглах боломжийн хувьд заасан форматын ном нь xlsx форматаас доогуур биш бөгөөд xls форматаас давж гарахгүй.

Xlsb-ийн Excel-д анхдагч формат болж чадаагүйн гол шалтгаан нь гуравдагч талын програмууд түүнтэй ажиллахад хэцүү байх явдал юм. Жишээлбэл, хэрэв та мэдээллийг Excel-ээс 1C руу экспортлох шаардлагатай бол үүнийг xlsx эсвэл xls баримтаар хийж болно, гэхдээ xlsb-тэй биш. Гэхдээ хэрэв та ямар нэгэн мэдээллийг гуравдагч талын програм руу шилжүүлэхээр төлөвлөөгүй бол xlsb форматаар баримтаа найдвартай хадгалах боломжтой. Энэ нь баримт бичгийн хэмжээг багасгаж, доторх ажлын хурдыг нэмэгдүүлэх боломжийг олгоно.

Xlsb өргөтгөл дээр файлыг хадгалах процедур нь бидний xlsx өргөтгөлтэй хийсэнтэй ижил байдаг. Таб дээр Файл зүйл дээр дарна уу "Хадгалах ..."Байна. Нээлттэй хадгалах цонхонд, талбарт Файлын төрөл сонголтыг сонгох шаардлагатай байна "Excel хоёртын ажлын ном (* .xlsb)"Байна. Дараа нь товчлуур дээр дарна уу Хадгалах.

Бид хэсэгт баримт бичгийн жинг хардаг "Дэлгэрэнгүй"Байна. Таны харж байгаагаар улам бүр буурч, одоо ердөө 11.6 KB байна.

Ерөнхий үр дүнг тоймлон хэлэхэд хэрэв та файлтай xls форматаар ажилладаг бол түүний хэмжээг багасгах хамгийн үр дүнтэй арга бол орчин үеийн xlsx эсвэл xlsb форматаар хадгалах явдал юм. Хэрэв та файлын өргөтгөл өгөгдлийг ашиглаж байгаа бол жингээ хасахын тулд та ажлын талбараа зөв тохируулах, хэт формат, шаардлагагүй холбоосыг арилгах хэрэгтэй. Хэрэв та эдгээр бүх үйл ажиллагааг цогц байдлаар гүйцэтгэвэл хамгийн их өгөөж өгөх болно. Зөвхөн ганц сонголтоор хязгаарлагдахгүй.